找不到那份文件?整理办公桌,提高工作效率

by LiMun


在一个办公室中,有的人办公桌上井井有条,有的人办公桌上却杂乱无序。看似是个人习惯的问题,但往往办公桌井井有条的人,工作效率会比较高。不想总是找不到想要的文件,用5个原则整理桌面,让办公环境变得干净又简洁。

原则1:常用的才放桌上


常用的才放桌上,不常用的都收起来,更不常用的就要考虑丢掉了,这是整理办公桌面的重点。桌上的笔筒里只要放几支习惯用的、好写的笔,比较少用的麦克笔、萤光笔等就收在抽屉里,这样使用时会很方便。

原则2:桌旁放置垃圾桶


已经没用的文件和难写、没用墨水的笔等多余无用的物品愈快处理掉愈好,但如果丢垃圾很不方便,暂时放下就很容易忘记要做这件事,办公桌旁放个垃圾桶,就可以轻松就把该丢的东西丢掉,不会累积垃圾。

原则3:区分各抽屉的功能


一般抽屉大致上分为中间抽屉与上、中、下层四个抽屉为主,中间抽屉摆放重要文件、愈常需要用到的物品为主,将最不需要、最杂乱的物品堆到最下层,而中层则是摆放文件夹,将文具、私人物品放在最上层。另外,将经常需要用到的物品放在外侧,就不用总要打开大半个抽屉才拿到。

原则4:用便利贴分类


用不同颜色的便利贴将书架或文件架分门别类,有效快速查找文件,如“已处理”、“待处理”、“处理中”,可以把待办的事项用便利贴贴在电脑荧幕的角落,办完就撕下,就可以清楚快速的知道自己什么事情已完成、什么事情还未做。

原则5:整理电线


办公桌上或桌下有很多电源线或连接线,不仅看起来不整齐,有时候不小心卡着也会影响工作速度,可以使用一些无线式的配件如无线滑鼠、无线键盘等,也可以用电线收纳器来整理各种电线